ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

LOS ENTES DIRECTIVOS DEL SINAES

Los entes directivos del SINAES son el Consejo Nacional de Acreditación y la Dirección Ejecutiva. Al Consejo del SINAES le corresponde establecer las políticas del Sistema y la toma de decisiones. La Dirección es el sistema ejecutor de las decisiones del Consejo y realiza la dirección, coordinación general y el control de todos los procesos.

Consejo Nacional de Acreditación

Es la autoridad superior del SINAES y le corresponde tomar las decisiones estratégicas. Tiene la responsabilidad de verificar el cumplimiento y mejoramiento de los procesos de acreditación, así como de tomar las decisiones de acreditación de las carreras/programas que se sometan al proceso.

Asimismo, le corresponde la representación oficial del SINAES; la aprobación de las políticas, los planes estratégicos y anuales de trabajo y la normativa en general, entre otras funciones.

Dirección Ejecutiva

Lidera la ejecución de las decisiones del Consejo Nacional de Acreditación y las actividades correspondientes a los procesos de acreditación, procesos de apoyo y planificación estratégica. Debe dar seguimiento a los acuerdos del Consejo y a la labor de los equipos de trabajo para orientar la toma de decisiones, velar por la calidad y el cumplimiento efectivo de la misión del SINAES.

Le corresponde la representación y relaciones públicas del SINAES, administrar los fondos del SINAES, servir de enlace entre el personal de apoyo técnico académico y administrativo y el Consejo, entre otras funciones.

La Dirección Ejecutiva cuenta con la colaboración de los puestos secretariales, que además de apoyar a la dirección brindan todo el soporte logístico a los equipos de trabajo.

LOS ENTES ASESORES Y FISCALIZADORES

Los entes asesores y fiscalizadores son la Asesoría Legal y la Auditoria Interna.

Asesoría Legal

Le corresponde el refrendo de  contratos, la revisión y diseño de documentos legales, la atención de consultas, el análisis y asesoramiento para realizar convenios, entre otras funciones. 

Auditoría Interna

En sus funciones depende de la Contraloría General de la República, le corresponde la revisión del adecuado cumplimiento de la administración y finanzas de los recursos públicos del SINAES.

LOS ENTES EJECUTANTES

Área de Gestión Académica

El área de Gestión Académica engloba las funciones principales del SINAES. Se plantean tres vertientes de trabajo, en los temas de acreditación, investigación y desarrollo, sensibilización y capacitación.

El área de gestión académica está conformada por un equipo de trabajo interdisciplinario bajo la coordinación de un académico (a). Los funcionarios del área de Gestión Académica son polifuncionales y laborarán en tareas de todas las vertientes de trabajo.

El coordinador (a) del área de Gestión académica asume las funciones de la dirección en ausencia del Director.

Las acciones de gestión académica se desarrollan por proyectos mediante la conformación de  equipos interdisciplinarios que  pueden incluir investigadores, asistentes de investigación, personal de soporte específico de las tareas técnico-administrativas del proceso de acreditación, así como personal de los procesos de soporte y apoyo: administración, comunicación, gestión de la información, aseguramiento de la calidad y apoyo secretarial  y en algunos casos personal contratado para tareas específicas dentro del proyecto.

En la estructura organizacional matricial del SINAES estas tres vertientes conforman las columnas.

A continuación se describen las funciones de las vertientes de trabajo.

A)     Acreditación

Incluye las actividades de coordinación y organización de todas las actividades necesarias para dirigir, controlar, asesorar y ejecutar cada una de las fases del proceso de acreditación y reacreditación:

1.       Asesoría a Unidades Técnicas de Evaluación y a las carreras de las universidades adherentes, durante el proceso de autoevaluación, acreditación y mejoramiento

2.       Gestión de las diferentes fases del proceso de acreditación de la carrera o programa:

·         Aceptabilidad del Informe de autoevaluación:

-Recepción de la solicitud de acreditación y del  Informe de Autoevaluación

-Revisión del Informe de Autoevaluación: preselección de lectores, inducción a lectores, elaboración del insumo técnico con el informe del lector y documentación pertinente

-Comunicación a la carrera acerca del estado de avance del proceso en esta fase, así como del acuerdo del Consejo con el resultado acerca de la aceptabilidad del Informe.

·         Evaluación externa

-Preselección de los pares externos, inducción a pares, preparación de documentación para envío a pares

-Inducción a la carrera y acompañamiento en la visita de pares externos

-Elaboración del Insumo técnico con el informe de los pares y documentación pertinente

-Comunicación a la carrera acerca del estado de avance del proceso en esta fase, así como del acuerdo del Consejo con el resultado

·         Aceptabilidad de los Planes de mejoramiento

-Recibimiento del plan de mejoramiento, revisión del plan, selección de revisores del plan, elaboración del insumo técnico con el informe del revisor y documentación pertinente.

-Comunicación a la carrera acerca del estado de avance del proceso en esta fase, así como del acuerdo del Consejo con el resultado.

·         Seguimiento

-Preselección de revisores, inducción a revisores, elaboración del insumo técnico con el informe del revisor y documentación pertinente

-Comunicación a la carrera acerca del estado de avance del proceso en esta fase, así como del acuerdo del Consejo con el resultado

3.       Elaboración, revisión y mejoramiento de guías e instrumentos para las diferentes fases del proceso de acreditación

4.       Realización de la logística del proceso de acreditación

-    Alimentación y mantenimiento del Registro de elegibles de colaboradores externos a los procesos de acreditación.

-    Programación y seguimiento de los procesos de acreditación: estado actual, fechas de presentación de informes, de seguimiento, entre otros y elaboración del calendario mensual y anual.

-    Alimentación de la base de datos de los procesos de acreditación,  actualización de documentos y expedientes de acreditación en red.

-    Administración  y actualización de documentos expedientes de acreditación físicos.

-    Registro, monitoreo y control de acuerdos del proceso de acreditación.

B) Investigación y desarrollo

Corresponden a esta vertiente de trabajo las actividades de  investigación académica en el área de la calidad de la educación superior, principalmente en temas como evaluación, acreditación, calidad de la educación y áreas conexas. Asimismo, la realización de estudios del entorno educativo con el fin de incorporar aspectos novedosos y mejorar los procesos de acreditación.

El quehacer de investigación se organiza y desarrolla en proyectos con responsables asignados. Para cada proyecto se definen objetivos, metas, metodología, productos, responsables, vigencia, cronograma y recursos. Periódicamente se realizan sesiones de seguimiento a los avances de los proyectos y realimentación de los mismos.

Algunos de los principales ejes de investigación son:

1.       El Proceso de Acreditación:

·     Desarrollo de proyectos cuyo objeto de estudio es el proceso de acreditación, que tengan como resultados entre otros aspectos elaboración de guías e instrumentos, establecimiento de criterios, estándares, e indicadores, sistematización de requerimientos evaluativos.

·     Desarrollo de nuevas áreas de atención por parte del SINAES (por ejemplo, postgrado, educación virtual, educación a distancia, evaluación institucional, etc.).

·     Desarrollo de criterios específicos por áreas disciplinarias, como complemento a los criterios generales, por ejemplo en salud y educación, entre otros.

·     Desarrollo de proyectos que generen información a partir de los documentos base del proceso de acreditación.

·     Desarrollo de proyectos de evaluación y seguimiento en temas concretos del proceso de acreditación, tales como evaluación y análisis de información de planes de mejoramiento, evaluación y análisis de información de carreras acreditadas, evaluaciones de impacto de la acreditación, seguimiento a graduados, seguimiento a empleadores, etc.

2.       Educación y Sociedad

·     Desarrollo de proyectos cuyo fin es conocer y dar seguimiento al Estado del arte de la educación superior costarricense.

·     Desarrollo de proyectos cuyo fin es conocer y dar seguimiento al Estado del arte acerca de las nuevas tendencias mundiales en materia de educación y aprendizaje

·     Ejecución de proyectos conjuntos con instituciones nacionales e internacionales en temas de Educación y Desarrollo.

·     Desarrollo de espacios de encuentro y análisis que permitan impulsar y profundizar el estudio, el debate y la difusión; en temas estratégicos sobre Educación y Sociedad.

3.       Garantía de la calidad

·     Generación de informes  sobre calidad de la educación superior en Costa Rica.

·     Desarrollo de proyectos sobre  estrategias e indicadores de gestión de la calidad y el cambio.

c) Sensibilización y capacitación

El tercer ámbito de trabajo del Área de Gestión Académica es el desarrollo de procesos de sensibilización, formación, capacitación y desarrollo del talento humano con el fin de apoyar el fortalecimiento de las capacidades institucionales y nacionales en evaluación, acreditación mejoramiento de la calidad y gestión del cambio en la educación superior, de los actores sociales vinculados.

Las actividades están dirigidas al personal de las Unidades Técnicas de Evaluación y Gestión de la calidad, académicos, directores o coordinadores de carrera de las universidades adherentes, a los pares nacionales y colaboradores externos del SINAES, así como al público en general con el fin de contribuir a crear una cultura de evaluación y calidad a nivel nacional.

Algunas de las actividades relacionadas son las siguientes:

·     Desarrollo profesional para potenciar los procesos de autoevaluación y acreditación en las instituciones educativas nacionales, tales como motivación, capacitación y actualización a personal de las Universidades.

·     Organización de actividades abiertas de reflexión y sensibilización acerca del tema de la Evaluación, Acreditación y gestión de la calidad de la educación superior.

·     Intercambio y realimentación de experiencias con académicos y estudiantes que han participado en procesos de autoevaluación y acreditación.

·     Desarrollo de módulos de capacitación (presenciales y en línea) dirigidos a colaboradores de procesos de acreditación: pares, revisores, lectores, otros.

·     Apoyo en el diseño y desarrollo del módulo de capacitación permanente dirigido a los diferentes colaboradores externos del SINAES, así como a carreras y programas relacionados en temas de relevancia para la evaluación y acreditación.

·     Intercambio académico con organizaciones similares.

·     Participación activa en redes de colaboración de agencias de acreditación, congresos, seminarios, talleres sobre la temática.

PROCESOS DE APOYO Y SOPORTE (PROCESOS TRANSVERSALES)

El Área de Apoyo y Soporte es responsable de las labores  administrativas y de apoyo a las actividades sustantivas del SINAES, contempla los procesos de administración general, gestión de la información y comunicación. El personal involucrado en estos procesos trabaja como parte de los equipos multidisciplinarios para el desarrollo de los proyectos y acciones del Área de Gestión Académica.

En la estructura organizacional matricial del SINAES estos cuatro componentes conforman las filas horizontales.

Aseguramiento de la calidad

Tiene como fin ejecutar acciones con el fin de garantizar la eficaz gestión de calidad. Contempla procedimientos de evaluación de sus propios mecanismos de evaluación, para su permanente perfeccionamiento y actualización (para garantizar el aseguramiento de la calidad de sus procesos).

Esta vertiente de trabajo constituye un eje transversal, que permea todo el quehacer del SINAES Incluye las actividades de planificación estratégica así como las acciones necesarias para el desarrollo y optimización de los procesos del SINAES con el fin del mejoramiento continuo de la calidad del servicio, asegurar la oportunidad y confianza de la información, el cumplimiento de las normas y regulaciones existentes y atención de los requerimientos de las partes interesadas.

Se coordinan todas las acciones de planificación, evaluación interna y mejoramiento de los procesos del SINAES.  Desde esta área se desarrolla el instrumental para la planificación, la evaluación de las fases de los procesos, la organización, duración, guías, personal participante, entre otros, considerando a los usuarios involucrados.

Está vinculado al desarrollo de procesos de planificación, evaluación y gestión de la calidad e implica:

1.       Planificación estratégica

·         Elaboración y seguimiento del plan estratégico de mediano plazo del SINAES

·         Elaboración y seguimiento de la planificación anual en concordancia con el plan estratégico y el plan de mejoramiento.

2.       Evaluación y mejoramiento:

·         Evaluación de procesos de acreditación de carreras para valorar el cumplimiento en la aplicación de los criterios y estándares, así como de las políticas, lineamientos y procedimientos establecidos por el SINAES.

·         Desarrollar procesos de autoevaluación y de evaluación del quehacer del SINAES con participación de los usuarios

·         Elaboración de planes de mejora en el corto, mediano y largo plazo a partir de la información obtenida en la evaluación realizada

·         Coordinación de acciones con todo el personal del SINAES para asegurar su participación activa dentro del sistema de evaluación y mejoramiento.

3. Calidad Interna

·         Desarrollo y promoción de capacitaciones, orientadas a la preparación del personal para su participación activa en los temas de  gestión de la calidad interna.

·         Desarrollo, mejoramiento y documentación de lineamientos, guías, y procedimientos de los procesos asociados al quehacer del SINAES

·         Desarrollo de auditorias de cumplimiento de los lineamientos y procedimientos de los procesos asociados al quehacer del SINAES

Administración general

Asume los procesos de gestión y apoyo al desarrollo de las actividades académicas. Algunas de estas actividades son desarrolladas con el apoyo de la administración de la Oficina de Planificación de la Educación Superior (OPES), para la formalización y  el trámite operativo de los acuerdos y decisiones tomadas por el SINAES.

El área de administración está conformada por el administrador, el personal de apoyo administrativo y secretarial

Entre las funciones de esta área están:

1.       Gestión del plan anual  y presupuesto

·     Coordinar la elaboración del anteproyecto de presupuesto, PAO e informes de labores.

·     Controla internamente la ejecución del presupuesto ordinario y extraordinario aprobado de la Institución, de conformidad con lo que establecen las normas, reglamentos y acuerdos que rigen en la misma, y  de aquellas leyes y reglamentos de la República que sean aplicables a la Institución en lo referente a la ejecución y control de presupuesto.

·     Responsable de elaborar las modificaciones presupuestarias requeridas para satisfacer necesidades urgentes no contempladas en la planificación anual, así como la liquidación presupuestaria del SINAES al final de cada año, informes que son sometidos a la aprobación de la Dirección y del Consejo.

·     Gestiona y mantiene un control estricto sobre todos los ingresos y cuentas por cobrar de la Institución, creando para ello los procedimientos, sistemas y registros que considere necesario

2.       Contrataciones y compras:

·     Aplica los trámites correspondientes para las contrataciones administrativas que se efectúan de colaboradores externos (lectores, pares evaluadores y revisores) en los diferentes procesos de acreditación que realiza la institución.

·     Solicita recomendaciones técnicas a proveedores nacionales e internacionales para la definición de términos de referencia en procesos de compra de bienes y de contratación de servicios

·     Mantiene un registro estadístico sobre trámites atinentes a las compras y contrataciones, que permita establecer un control sobre las gestiones respectivas.

·     Da seguimiento a los diferentes procesos de contratación administrativa que realiza la institución y llevar los registros respectivos

·     Confecciona el expediente con los documentos que detallen claramente los bienes y/o servicios a contratar, describiendo el material, equipo o servicio, las especificaciones técnicas, la cantidad requerida y demás aspectos necesarios para efectuar la compra o contratación

·     Solicita cotizaciones preliminares con proveedores inscritos en el OPES-CONARE para poder establecer el monto de la contratación o compra

·     Elabora la decisión inicial de compra o contratación de acuerdo a lo que establece el Reglamento de Contratación Administrativa y las disposiciones internas de CONARE.

·     Coordina con la Sección Administrativa de OPES-CONARE las acciones necesarias para que los procesos de compra de bienes o contratación de servicios se formalicen y lleven a cabo de manera eficaz y eficiente, en concordancia con las decisiones tomadas por el SINAES, guardando los estándares de calidad definidos y lo normado por las leyes vigentes en esta materia.

3.       Gestión de Recursos humanos

·     Atiende los concursos internos y externos para contratación de personal según los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación y de la Dirección Ejecutiva

·     Gestiona los nombramientos,  salarios, beneficios en coordinación con la Sección administrativa de OPES-CONARE para la formalización de los trámites, de acuerdo con las decisiones tomadas por las instancias pertinentes del SINAES.

·     Ejecuta las acciones de capacitación, actualización y evaluación del desempeño que se indican en el Plan de desarrollo profesional del personal del SINAES, según lo dispuesto para ese fin.

·     Administración de políticas y procedimientos aprobados por el Consejo

4.       Apoyo secretarial

·         Brindar el soporte logístico al Consejo Nacional de acreditación, a la Dirección Ejecutiva y a los miembros de los equipos de trabajo de las diferentes áreas del SINAES

·         Gestionar la correspondencia y documentación del SINAES.

Gestión de información

Es el componente de apoyo al desarrollo, mantenimiento, capacitación y actualización de los sistemas de información y plataformas virtuales del SINAES. Trabaja en forma integrada con los funcionarios que laboran en los demás procesos del SINAES con el fin de promover el mejoramiento continuo de los sistemas y la información que se genera. Involucra actividades como:

·   Mantenimiento y administración del Sistema de Información del SINAES.

·   Capacitación a usuarios sobre el uso del sistema.

·   Diseño y generación de reportes según las necesidades funcionales del SINAES.

·   Investigación y desarrollo para el mejoramiento de los sistemas informáticos de apoyo.

·   Desarrollo y mantenimiento de espacios virtuales del SINAES para el desarrollo de actividades de capacitación y otros en línea.

·   Desarrollo y mantenimiento del sitio Web del SINAES.

Comunicación

Le corresponde la planificación y ejecución de estrategias de comunicación destinadas a satisfacer las demandas de los diferentes públicos meta definidos por el Consejo del SINAES.

·   Ejecutar y proponer políticas de comunicación institucionales permanentes que permitan el intercambio de información con los diferentes públicos tanto internos como externos.

·   Contribuir con el fortalecimiento tanto interno como externo de la imagen del SINAES.

·   Establecer un sistema de comunicación organizacional que favorezca el desarrollo institucional y contribuya al logro de la Misión del SINAES.

·   Prevenir o administrar el impacto negativo de las posibles situaciones de crisis que pueda enfrentar el SINAES.

·   Contribuir al fortalecimiento o modificación –según sea necesario- de la cultura organizacional del SINAES utilizando distintas herramientas de comunicación.

·   Producir materiales comunicacionales que apoyen los procesos de comunicación del SINAES con sus públicos.

·   Atención adecuada de consultas de los periodistas de los diferentes medios de comunicación. A esto se une la coordinación con el representante institucional que corresponda según la naturaleza de la consulta.

·   Redacción de comunicados institucionales que se hacen llegar a las autoridades universitarias, centros de evaluación, carreras, periodistas y otros públicos de interés sobre diferentes aspectos del SINAES.

·   Fomento del intercambio de información con colegios profesionales, entes vinculados a la educación y otros de interés institucional.

·   Promueve una adecuada circulación de información a lo interno de la institución así como en CONARE.

·   Elaboración y seguimiento de propuesta de contenidos de las diferentes publicaciones que se someten a la aprobación de la Dirección. Posteriormente se envía a la empresa contratada que se encargará del diseño final.

·   Análisis y recomendación al Consejo, de medios en los que la Institución puede efectuar inversiones publicitarias, procurando que éstas se dirijan a públicos de interés y se ajusten a las posibilidades económicas de la institución.

·   Planificación y coordinación en la organización de eventos de interés institucional, respetando las normas protocolarias establecidas por el SINAES.

·   Divulgación, supervisión del acatamiento de lo dispuesto en el Reglamento para el uso del sello, emblemas y denominación SINAES en cuanto al uso del sello de carrera acreditada.